Konfiguracja rejestracji grupowej

Moduł rejestracji grupowej w systemie CONREGO umożliwia łatwe i wygodne rejestrowanie grup osób na wydarzenia. Dzięki tej funkcji możesz zarejestrować grupę, zarządzać jej uczestnikami, wystawić zbiorczą fakturę VAT oraz dostosować proces rejestracji do swoich potrzeb. Jest to idealne rozwiązanie w takich przypadkach jak:

• Rejestracja grupy pracowników, dla której chcesz wystawić jedną zbiorczą fakturę VAT.
• Rejestracja grupy na wycieczkę, zawierającą opiekuna i osoby pod jego opieką.
• Rejestracja osób, które mogą przyjść na wydarzenie z osobą towarzyszącą (np. w przypadku konferencji, gdzie na bankiet możesz zabrać towarzysza).

Aby poprawnie skonfigurować rejestrację grupową w systemie, wykonaj poniższe kroki:

Pierwszym krokiem jest dodanie odpowiednich Typów Wejściówek. 

Przejdź do sekcji Konfiguracja > Typy Wejściówek i dodaj interesujące Cię typy. Warto dokładnie przemyśleć, jak chcesz rozróżnić różne rejestracje w systemie. Pamiętaj, że każdy Typ wejściówki może mieć inną cenę, jeśli rejestracja jest płatna. Zastanów się także, jakie dane chcesz zbierać od poszczególnych rodzajów uczestników (np. dane kontaktowe, preferencje żywieniowe itp.).

Wskazówka: Jeśli planujesz przyjmować zarówno rejestracje indywidualne, jak i grupowe, pamiętaj, aby dobrze nazwać wszystkie Typy wejściówek. Koniecznym jest dodanie osobnego typu dla lidera grupy/osoby rejestrującej grupę, aby łatwo odróżnić go od pozostałych uczestników. Typ ten będzie także wykorzystywany w dalszych etapach konfiguracji rejestracji grupowej, o czym przeczytasz poniżej.

Następnie przejdź do Konfiguracja > Szablony rejestracji i skonfiguruj cały proces rejestracji, w tym formularze, które będą wyświetlane uczestnikom. Dodaj dodatkowe szablony rejestracji, jeśli chcesz, by proces rejestracji różnił się w zależności od typu uczestnika (np. lider grupy, osoba towarzysząca itp.).

W tym kroku przypisz odpowiednie szablony do wcześniej przygotowanych typów wejściówek.

Jeśli Twoja rejestracja jest płatna, przejdź do sekcji Konfiguracja > Sprzedaż i skonfiguruj etap płatności. Ustal, w jaki sposób będą dokonywane płatności (np. przelew, płatności online) oraz jakie dane będą wymagane od uczestników przy dokonywaniu płatności. 

Teraz czas na właściwą konfigurację rejestracji grupowej. 

Przejdź do Konfiguracja > Rejestracja grupowa.

Na tym ekranie możesz aktywować rejestrację grupową, zaznaczając opcję TAK. 

Po aktywacji system umożliwi rejestrację grupową, co oznacza, że będziesz mógł zarejestrować więcej niż jedną osobę w jednym procesie rejestracyjnym.

Aktywacja rejestracji grupowej wymaga określenia dopuszczalnego limitu uczestników w grupie. Wprowadź maksymalną liczbę osób, która może być zarejestrowana w jednej grupie. Jest to szczególnie ważne, jeśli chcesz kontrolować, ile osób może zostać zapisanych na dane wydarzenie.

Wybierz Typ wejściówki, który będzie dedykowany osobom rejestrującym grupy (np. liderom grup). Powinien to być osobny typ wejściówki, aby łatwo rozpoznać osoby, które rejestrują innych uczestników.

Typy wejściówek przygotowałeś już w pierwszym kroku, więc wybór właściwego typu nie powinien sprawić Ci problemów. Pamiętaj, aby upewnić się, że w systemie istnieje odpowiedni Typ wejściówki dla osoby rejestrującej grupę, jeśli chcesz, by system je wyróżniał.

Kolejnym krokiem jest wybór, które Typy Wejściówek będą dostępne w rejestracji indywidualnej, a które w rejestracji grupowej. Zaznacz odpowiednie opcje za pomocą checkboksów.

Pamiętaj, że typ wejściówki osoby rejestrującej grupę/lidera grupy nie może być wybrany jako osobny typ wejściówki do rejestracji indywidualnej lub grupowej. Typ ten służy wyłącznie do określenia osoby rejestrującej grupę.

Ustawienie rabatów (opcjonalnie)

Ostatnim krokiem konfiguracji rejestracji grupowej są rabaty. Więcej o ich działaniu oraz praktyczne przykłady zobaczysz tutaj - link.

Po zakończeniu konfiguracji przejdź na stronę swojego wydarzenia i przetestuj działanie rejestracji indywidualnej oraz grupowej. Upewnij się, że wszystkie ustawienia działają zgodnie z Twoimi oczekiwaniami i proces rejestracji jest intuicyjny zarówno dla liderów grup, jak i dla indywidualnych uczestników.

Dzięki tym krokom skonfigurujesz rejestrację grupową w systemie CONREGO, co pozwoli Ci łatwo zarządzać grupami uczestników i zoptymalizować proces rejestracji na Twoje wydarzenia.

1. W przypadku rejestracji grupowej tylko rejestrujący grupę/lider grupy otrzymuje maila z potwierdzeniem rejestracji oraz maila z potwierdzeniem transakcji. Jeśli chcesz przesłać wiadomość do pozostałych zarejestrowanych uczestników, przejdź do sekcji Uczestnicy, wybierz osoby, do których chcesz wysłać wiadomość, a następnie prześlij wybrany szablon wiadomości e-mail.

2. Rejestrujący grupę/lider grupy NIE JEST uczestnikiem. Jego rejestracja służy wyłącznie do zarządzania grupą rejestracji. Jeśli chcesz, aby rejestrujący grupę był również uczestnikiem zarejestruj go jako jednego z członków grupy.

3. Na karcie uczestnika rejestrującego grupę/lidera grupy znajdziesz wszystkie informacje o zarejestrowanej grupie takie jak:

• liczba osób w grupie wraz z przypisanymi uczestnikom elementom oferty,
• kwota za rejestrację grupową oraz faktury: proforma oraz faktura VAT
• przesłanych wiadomościach automatycznych takich jak potwierdzenie rejestracji oraz potwierdzenie transakcji,
• za pomocą przycisku: "Pobierz dane uczestnika" pobierzesz informację o zarejestrowanej grupie.

4. W przypadku płatnej rejestracji grupowej tylko rejestrujący grupę/lider grupy otrzymuje zbiorczą fakturę wielopozycyjną, na której znajdują się wszystkie zarejestrowane osoby.

5. Tylko na karcie rejestrującego grupę/lidera grupy masz możliwość dodania Transakcji za pomocą przycisku "+ Utwórz transakcję". W przypadku rejestracji grupowej, transakcja może być utworzona wyłącznie na dowolną kwotę. Nie ma możliwości utworzenia transakcji na kwotę wynikającą z wybranych elementów oferty.

6. Dla Uczestnika będącego członkiem grupy nie ma możliwości tworzenia transakcji. Transakcje są przypisane wyłącznie do rejestrującego grupę/lidera grupy.

7. Jeśli chcesz usunąć rejestrującego grupę/lidera grupy musisz usunąć w raz z nim całą zarejestrowaną grupę. W systemie nie mogą znajdować się rejestracje z grupy bez rejestracji rejestrującego grupę.

8. Anulowanie rejestracji rejestrującego grupę/lidera grupy anuluje wszystkie pozostałe rejestracje w grupie.

9. Każdy z zarejestrowanych uczestników w systemie otrzyma swój indywidualny kod QR, dzięki któremu może być sprawdzony na recepcji i kontroli dostępu.

10. Każdemu zarejestrowanemu uczestnikowi możesz utworzyć wejściówkę, certyfikat oraz przesłać do niego wiadomość e-mail lub wysłać SMSa.

11. Za pomocą tagów systemowych możesz uzyskać dostęp do pełnych danych dotyczących całej grupy. Tagi można dodać w podsumowaniu rejestracji, potwierdzeniu rejestracji oraz w wiadomościach e-mailowych, co umożliwia łatwe śledzenie informacji o grupie na różnych etapach procesu rejestracyjnego.

12. Faktury korygujące można wystawić tylko dla rejestracji indywidualnych. Opcja nie jest dostępna dla rejestracji grupowych.