Jak uzyskać brakujące informacje od uczestników po rozpoczęciu rejestracji?

Podczas organizacji wydarzeń często zdarza się, że w formularzu rejestracyjnym zabraknie istotnych pytań, takich jak np. deklaracja udziału w kolacji. Problem ten może pojawić się zarówno w trakcie rejestracji, jak i po jej zakończeniu. Z doświadczenia wiemy, jak stresujące mogą być takie sytuacje, dlatego przygotowaliśmy trzy propozycje rozwiązań. Każda z nich ma swoje zalety i wady, dlatego warto starannie rozważyć, które informacje są kluczowe i w jaki sposób najlepiej je pozyskać.

Jeśli proces rejestracji jest w toku, możesz wysłać brakujące pytanie do uczestników za pomocą wiadomości e-mail oraz dodać je do formularza rejestracyjnego.

Kroki postępowania:

1. Stwórz szablon wiadomości e-mail w sekcji „Komunikacja” i ustaw adres zwrotny w polu „Odbiorcy e-maili od uczestników”.
2. Wyślij e-mail z pytaniem do uczestników – możesz wybrać adresatów ręcznie lub wykorzystać filtry.
3. Dodaj brakujące pytanie do formularza rejestracyjnego. Uczestnicy, którzy jeszcze się rejestrują, odpowiedzą na nie bezpośrednio w formularzu, a ci, którzy już zakończyli rejestrację, udzielą odpowiedzi na otrzymaną wiadomość e-mail.
4. Otrzymane odpowiedzi należy ręcznie wprowadzić na karty uczestników.
   
   

Zalety:

• Spójność danych i brak duplikatów w rejestracji.
• Minimalna ingerencja w istniejący proces rejestracji.

Wady:

• Wymaga ręcznego wprowadzania odpowiedzi z e-maili, co może być czasochłonne.

Niżej zaproponowane rozwiązanie można wykorzystać w kilku przypadkach m.in.:

1. Gdy rejestracja na wydarzenie nadal trwa, a pytanie chcemy zadać zarejestrowanym i rejestrującym się uczestnikom.

2. Gdy rejestracja na wydarzenie jest zakończona, ale była płatna.

Rozwiązanie polega na dodaniu osobnego Typu Wejściówki i przypisaniu do niej Szablonu Rejestracji.

Wskazówka: Jeśli pytanie dotyczy aktywności, która będzie sprawdzania za pomocą kontroli dostępu należy je dodać w sekcji OFERTA. 
Inne pytania można dodać w sekcji FORMULARZ REJESTRACYJNY.

Kroki postępowania:

1. W szablonie DOMYŚLNYM dodaj pytanie (w sekcji zgodnej ze wskazówką).
   Oznacz je jako widoczne w szablonach rejestracji dla wejściówek dla których trwa rejestracja i chcesz uzyskać tą odpowiedź.

2. Stwórz TYP WEJŚCIÓWKI “KOLACJA” - ukryj w procesie rejestracji.

3. Utwórz szablon rejestracji do typu wejściówki KOLACJA.

4. Zaznacz jako widoczne i wymagalne pola np. imię, nazwisko, e-mail. Zaznacz Twoje pytanie jako widoczne w sekcji Formularz lub Oferta.

5. Jeśli pytanie jest umieszczone w sekcji FORMULARZ REJESTRACYJNY niezbędne jest dodanie jednego elementu oferty i zaznaczenie jako widoczny i wymagalny. Ten element nie będzie dla uczestników widoczny ale jest niezbędny do prawidłowego procesu rejestracji.

6. Zrób EXPORT danych uczestników, którzy zakończyli rejestrację (a powinni odpowiedzieć na pytanie ) za pomocą “Pobierz listę jako XLS”

7. Importuj ponownie tą listę osób zaznaczając im Typ Wejściówki KOLACJA

8. Przygotuj szablon wiadomości z treścią (informującą aby odpowiedzieć na pytanie) oraz przyciskiem z “linkiem zaproszeniowym”.

9. Wyślij tą wiadomość do wszystkich uczestników z Typem Wejściówki KOLACJA

Osoby które dostaną ten link będą widziały swoje wpisane dane, mają do zaznaczenia tylko odpowiedź na Twoje pytanie.

Zalety:

• Możliwość monitorowania, kto otworzył link i odpowiedział na pytanie.
• Uczestnicy widzą tylko niezbędne dane i pytanie, co minimalizuje ryzyko błędów.

Wady:

• Większa ilość pracy na początku.
• Powstanie duplikatów rejestracji, możliwość modyfikacji przez uczestników wcześniej podanych danych (imię, nazwisko, e-mail). 

Jeżeli rejestracja została już zakończona, ale musisz zadać dodatkowe pytanie, możesz ponownie udostępnić formularz rejestracyjny, zawężając widoczność do jedynie kluczowych pól i nowego pytania.

Wskazówka: Jeśli pytanie dotyczy aktywności, która będzie sprawdzania za pomocą kontroli dostępu należy je dodać w sekcji OFERTA.
Inne pytania można dodać w sekcji FORMULARZ REJESTRACYJNY.

1. Upewnij się, że masz kompletną listę uczestników którzy zakończyli rejestracje.
   
   Podpowiedź: Pobierz ich dane oraz odpowiedzi w celu zabezpieczenia przed zmianami. Na czas ponownego udostępnienia formularze możesz wyłączyć widoczność niektórych pól - efektem będzie brak podglądu tych informacji na karcie uczestnika.
   
   
2. W szablonie domyślnym dodaj nowe pytanie (zgodnie ze wskazówką).
3. W szablonach rejestracji oznacz pytanie jako widoczne. Możesz ukryć widoczność innych pól. Proponujemy zostawić imię, nazwisko i adres e-mail.
4. Jeśli jest taka potrzeba - zmodyfikuj treść wiadomości z potwierdzeniem rejestracji.
5. Oznacz status rejestracji uczestnikom którym chcesz zadać pytanie jako „rozpoczęta” lub „zaimportowana”, co ponownie aktywuje bezpośredni link do formularza.
6. Przygotuj szablon wiadomości z linkiem zaproszeniowym i wyślij go do uczestników, od których potrzebujesz dodatkowej informacji.
7. Po uzupełnieniu formularza przez uczestnika jego status rejestracji automatycznie zmieni się na „zakończony”.

Po określonym przez Ciebie czasie na odpowiedź można zamknąć rejestrację i jeśli jest taka potrzeba oznaczyć jako widoczne inne pola - aby były znowu widoczne na karcie uczestnika.

Zalety:

• Jednolite dane w systemie rejestracji.
• Uproszczony proces dla uczestników – widzą tylko jedno pytanie do uzupełnienia.

Wady:

• Jeśli oferta wydarzenia zawiera wiele elementów, uczestnik może wprowadzić zmiany w swoich wyborach (np. dodać lub usunąć opcje).

Podsumowanie

Każdy z zaproponowanych pomysłów wiąże się z koniecznością dodatkowej pracy oraz pociąga za sobą różnorodne konsekwencje. W Conrego rozumiemy, jak dużym wyzwaniem może być organizacja wydarzeń, dlatego dążymy do uproszczenia tego procesu oraz aktywnie wspieramy w rozwiązywaniu napotykanych trudności.

Zalecamy przeprowadzenie testów wprowadzanych rozwiązań, aby upewnić się, że w pełni odpowiadają one oczekiwaniom. Testowanie stanowi kluczowy element, którego nie należy pomijać.